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Legal
POLÍTICA DE TRATAMIENTO
DE DATOS PERSONALES
versión 20/09/2025
Aviso Legal
1. Información de la empresa
- Razón social: ETIQUETAG S.A.S
- Domicilio: Avenida calle 24 #75-54 – oficina 501 – Edificio Diana- Modelia, Bogotá – 110931, COLOMBIA
- NIT: 901118136-1
- Dirección de correspondencia: Avenida calle 24 #75-54 – oficina 501 – Edificio Diana- Modelia, Bogotá | COLOMBIA
- Email: legal@smartcardconnect.com.co
- Teléfono: +57 (60) 1 792 12 20
ETIQUETAG S.A.S. está comprometida con los derechos de sus clientes, empleados y terceros en general. Por eso adopta el siguiente manual de políticas y procedimientos de tratamiento de información, de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre, total o parcialmente, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y transferencia de esa información.
Estas políticas son de obligatorio cumplimiento para ETIQUETAG S.A.S., en calidad de responsable, así como todos los terceros que obran en nombre de la Empresa, o que sin actuar en nombre de ETIQUETAG S.A.S. utilicen datos personales por disposición de ésta como encargados.
Tanto el responsable como encargados, entiéndase, empleados, contratistas y terceros deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.
Glosario
Para la aplicación de la presente política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
- ACCESO RESTRINGIDO: Nivel de acceso a la información limitado a parámetros previamente definidos. ETIQUETAG SAS no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas
- ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y CONSULTAS:
Las peticiones, quejas, reclamos y consultas formuladas por los titulares de datos serán atendidas por la Oficial de Protección de Datos.
- BASE DE DATOS: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Incluye archivos físicos y electrónicos.
- CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los datos personales sólo serán tratados por aquel personal de ETIQUETAG SAS o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con autorización o no hayan sido habilitados por ETIQUETAG, para tratarlos.
- CONFIDENCIALIDAD: Elemento de seguridad de la información que permite establecer quienes y bajo qué circunstancias se puede acceder a la misma.
- DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
- DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- DATO SEMIPRIVADO: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales
- DATO SENSIBLE: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- DERECHO DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y Sólo podrán tratarse aquellos datos que sean de naturaleza pública.
- ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. ETIQUETAG SAS, actúa como encargado del tratamiento de datos personales en los casos, en los que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de un responsable del tratamiento.
- RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. ETIQUETAG actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente.
- TITULAR: Persona natural cuyos datos personales son objeto de
- TRATAMIENTO: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que realice ETIQUETAG o los Encargados del Tratamiento, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
FINALIDAD: De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, ETIQUETAG SAS realizará operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso, circulación y/o supresión; Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del titular. De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello, siempre bajo los lineamientos de las políticas de Seguridad de la Información, los datos personales serán tratados de acuerdo con el grupo de interés y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento, como se describe a continuación:
2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y su finalidad.
El tratamiento que realizará ETIQUETAG S.A.S. con la información personal será el siguiente:
- Recolección: ETIQUETAG S.A.S. recolecta datos de sus proveedores, empleados, clientes, contratistas, a través de medios virtuales y formatos manuales.
- Almacenamiento: Los datos quedan almacenados en servidores y carpetas propias; solo los responsables o empleados de los procesos correspondientes pueden acceder a estos y está prohibida su divulgación.
- Uso: Los datos recolectados son usados por los responsables del proceso y el personal propio este. Son utilizados para los siguientes fines:
- Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
- Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y
- Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
- Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los productos ofrecidos por ETIQUETAG A.S.
- Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
- Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por ETIQUETAG S.A.S. con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley (en caso de que se trate de empleados de la organización).
- Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).
- Suministrar la información a terceros con los cuales ETIQUETAG S.A.S tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto
- Circulación: Los datos circulan al interior de cada proceso y con terceros con los cuales ETIQUETAG S.A.S tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
- Destrucción: La destrucción de los documentos depende de la continuidad de los negocios con terceros, de las disposiciones que hayan pactado las partes y de los requisitos legales aplicables para la disposición de estos.
3. DERECHOS DE LOS TITULARES.
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente a ETIQUETAG S.A.S:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ETIQUETAG A.S., en su condición de responsable del tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a ETIQUETAG A.S., en su condición de responsable del Tratamiento.
- Ser informado por ETIQUETAG A.S. previa solicitud, respecto del uso que les brindará a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 y las demás normas que le modifiquen, adicionen o
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a los datos personales de titulares que haya sido objeto de
4. EJERCICIO Y PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS AL HABEAS DATA
ETIQUETAG S.A.S. cuenta con una infraestructura administrativa destinada, entre otras funciones, a asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a protección de datos, a fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales. Para consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos que le asisten como titular de información (Datos personales), podrá comunicarse con ETIQUETAG S.A.S. así:
- Contactarse al correo electrónico privacidad@Smartcardconnect.com.co
- Así mismo, usted podrá llamar a la línea: 601 792 12 20
4.1. EJERCICIO DE LOS DERECHOS.
El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, ETIQUETAG S.A.S. garantiza al titular su derecho de acceso en tres vías:
- La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
- La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.
- La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de ETIQUETAG A.S. de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.
ETIQUETAG S.A.S. garantiza el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos.
5. DEBERES DE ETIQUETAG S.A.S. CUANDO OBRA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
5.1. DEBERES DE ETIQUETAG S.A.S. RESPECTO DEL TITULAR DEL DATO.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
- Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
5.2. DEBERES DE ETIQUETAG S.A.S. RESPECTO DE LA CALIDAD, SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
- Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la legislación colombiana.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
- Actualizar la información cuando sea
- Rectificar los datos personales cuando ello sea
5.3. DEBERES DE ETIQUETAG S.A.S. CUANDO REALIZA EL TRATAMIENTO A TRAVÉS DE UN ENCARGADO
- Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales que está autorizado a suministrar a terceros.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga
- Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes
- Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
- Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
5.4. DEBERES DE ETIQUETAG S.A.S. RESPECTO DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
- Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
5.5. DEBERES DE ETIQUETAG S.A.S. CUANDO OBRA COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Si ETIQUETAG S.A.S. realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (responsable del tratamiento) deberá Establecer que el responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar a ETIQUETAG S.A.S. los datos personales que tratará como Encargado.
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Los encargados deberán cumplir las condiciones mínimas de seguridad definidas en el Registro Nacional de Bases de datos las cuales se pueden consultar en: https://sic.gov.co/
- Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
6. TRATAMIENTO DE IMÁGENES MEDIANTE EL SISTEMA DE VIDEOVIGILANCIA
ETIQUETAG SAS: cuenta con un sistema de video vigilancia con monitoreo de 24 horas, donde las personas serán grabadas por las cámaras de seguridad en los diversos puntos ubicados en el interior y exterior de las instalaciones, a excepción de las áreas donde el tratamiento de estos datos pueda afectar la imagen o la vida privada e íntima de las personas.
ETIQUETAG SAS en línea con los procedimientos relacionados con la recolección, mantenimiento, uso, supresión o disposición final de los datos personales y la atención de las peticiones, consultas y reclamaciones presentadas por los titulares, entre otros, descritos en la presente Política de Tratamiento de Datos; se tiene presente las siguientes reglas:
- Mediante señalización informativa se brinda el conocimiento de este tratamiento al titular del dato.
- Las imágenes y sonidos captados por las cámaras de video vigilancia serán utilizados para la seguridad del empleado y de las personas que nos visitan, siendo éstos evidencia ante las autoridades pertinentes.
- Conservar las imágenes sólo por el tiempo estrictamente necesario para cumplir con la finalidad del sistema de video vigilancia
- Suscribir cláusulas de confidencial con el personal que accederá a los Sistemas de video
7. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS
De conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, ETIQUETAG SAS registrará sus bases de datos junto con la presente política de tratamiento de Datos Personales, en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con el procedimiento establecido para el efecto.
8. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
ETIQUETAG S.A.S podrá transferir y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación operativa que le provean de servicios necesarios para su debida operación, o de conformidad con las funciones establecidas a su cargo en las leyes. En dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley. En todo caso, cuando ETIQUETAG transmita los datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que indicará:
- Alcances del tratamiento,
- Las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y,
- Las obligaciones del Encargado para con el titular y el
Mediante dicho contrato el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo la política de Tratamiento de la información fijada por este y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables vigentes. Además de las obligaciones que impongan normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:
- Dar Tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los rigen.
- Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos
- Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Página 13 de 26 En caso de transferencia se dará cumplimiento a las obligaciones estipuladas en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.
9. AVISO DE PRIVACIDAD.
ETIQUETAG S.A.S a través de este aviso, informa a los titulares de datos personales que se encuentren en sus bases de datos, que las políticas de tratamiento de datos personales se establecen de conformidad con Ley 1581 del 2012 de Protección de Datos y con el Decreto reglamentario 1377 de 2013 y todas aquellas normas que le complementen, le sustituyan o modifiquen.
Como titular de la información tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales y, sólo en los casos en que sea procedente, a suprimirlos o revocar la autorización otorgada para su tratamiento.
Los datos solicitados por ETIQUETAG S.A.S tienen como finalidad la gestión administrativa y comercial de la organización y él envió de comunicaciones comerciales sobre nuestros productos.
Si requiere más información, para conocer nuestra política de tratamiento de datos personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o si desea presentar una queja, reclamo o petición de la información relacionada con la protección de datos personales comuníquese al correo electrónico: privacidad@smartconnect.com.co
10. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INCIDENTES CON DATOS PERSONALES
Se entiende por incidencia cualquier anomalía que afecte o pudiera afectar la seguridad de las bases de datos o información contenida en las mismas; en caso de conocer alguna incidencia ocurrida, el usuario debe comunicarla al Oficial de Protección de Datos que adoptará las medidas oportunas frente al incidente reportado.
El Oficial de Protección de Datos Personales informará de la incidencia a la delegatura de Protección de Datos Personales de LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO, en el módulo habilitado para tal efecto dentro de los 15 días a partir del conocimiento de esta.
11. PROCEDIMIENTO DE QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante ETIQUETAG S.A.S., de acuerdo al procedimiento anteriormente mencionado.
12. MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS Y MANEJO DE INFORMACIÓN
Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de: correo electrónico privacidad@Smartcardconnect.com.co
página pública de ETIQUETAG SAS. Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se podrán comunicar al teléfono: 601 792 12 20
Las comunicaciones se enviarán como mínimo, diez (10) días antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.
13. VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL.
Las presentes políticas rigen a partir del 01 de octubre del 2016, hasta que se presente algún cambio sustancial que conlleve a reestructurar toda la política.
Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes y/o usuarios se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio, durante el ejercicio del objeto social de la compañía y los tiempos establecidos por la ley para el mantenimiento de la información de la base de datos.
Las autorizaciones sobre los datos de los clientes y/o usuarios podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento. Si la persona es un cliente activo de ETIQUETAG S.A.S. no se podrán usar sus datos para nada diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad.
Cuando los términos de las políticas de privacidad y uso de información personal de cualquier de los servicios o productos contratados por un titular, cambien en lo esencial, por regla general, en los servicios que tengan la opción de renovación se obtendrá en esta la nueva autorización. Para los demás casos, se obtendrá la autorización en la forma establecida para cada política o aviso de privacidad o a través del medio usual de contacto entre la empresa y los titulares.